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Come scrivere una email di lavoro efficace

Fondamentale la cura dell’Incipit di una mail ed i Saluti in chiusura

Come scrivere una email di lavoro efficace

Troppa confidenza, maiuscole fuori posto o minacce tra le righe: talvolta i messaggi professionali nascondono insidie ed errori, che si possono evitare!

La posta elettronica è lo strumento di comunicazione più usato anche in ufficio. Ma non sempre sappiamo gestirla al meglio.

È più rapida e diretta di una lettera su carta, ma anche più formale di uno scambio a voce. Richiede quindi un linguaggio specifico. E trovare il registro giusto non è sempre facile. I risultati di uno studio dicono che quattro persone su dieci scrivono frasi poco gentili, il 26,7% esprime critiche o lamentele (specie quando si rivolge a un sottoposto) e nel 5% dei casi si arriva addirittura a insulti, minacce e allusioni sgradevoli.

Come rendere allora le comunicazioni via email più piacevoli ed efficaci? Fondamentale la cura dell’Incipit di una mail ed i Saluti in chiusura.

Incipit

Esagerare con gli appellativi (Prof., Ing., Spett. ecc.) può risultare fuori luogo o perfino comico. Ma non bisogna commettere l’errore opposto, cioè dare troppa confidenza, omettendo il titolo quando invece ci vuole.

Cosa fare: non esiste un’apertura perfetta. Se sei in dubbio, usa “gentile” (senza alcun titolo). È formale ma non troppo.

Saluti

Sono indispensabili quando inizi una conversazione. Diventano superfluisolo dopo lo scambio di un paio di messaggi.

Cosa fare: inserisci sempre un breve, gentile saluto: “Buona giornata”, “Buon lavoro” o “I migliori saluti” e la tua firma. Puoi farlo in automatico con il programma di posta elettronica: se però è molto formale, ricordati di toglierlo quando scrivi a un collega che è anche un amico.

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